クーリングオフの書き方

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内容証明の書き方

クーリングオフ通知は契約書に記載してあるようなハガキに書き簡易書留などで送る方法もありますが、より確実な通知方法として内容証明郵便による通知があります。

用紙について

用紙については規定がありませんので、どのようなものでも構いませんが、相手に正式な文書であると思わせるためには内容証明用紙が効果的です。

また、クーリングオフ期間内の通知であれば大抵はそんなに長い文章にはならないと思いますので、20×20の原稿用紙でも良いと思います。


内容証明は、タテ書き、ヨコ書きと、どちらでも良いのですが書ける文字数が決まっています。また、使用できる文字もあらかじめ決められています。

文字数の制限


縦書き:1行に20字以内、1枚に26行以内
横書き:1行に20字以内、1枚に26行以内、1行に13字以内、1枚に40行以内等

なお、電子内容証明を利用しますと文字数が大幅に緩和されますが、事前に手続きをしなければ利用できません。クーリングオフは短い期間で迅速に通知しなければならないので、手続きに時間を要する電子内容証明には注意が必要です。

1字の範囲・使用できる文字


1字の範囲
句読点は各1字として扱います。(、←1字  。←1字  「 」←1字)
カッコは合わせて1字とします。例 (クーリングオフ)←計8字
記号(% g + ←各1字   kg ←2字)

使用できる文字
ひらがな・カタカナ・漢字・数字(算用数字、漢数字両方)は使えます。
英字は固有名詞にだけ使えます。(会社名・商品名・地名など)

書き間違えた字の訂正方法

書き間違えたときは塗りつぶさず、その箇所に2本線を引き何を消したか分かるようにします。そして、マス目から外れてもいいのでそのヨコに正しい字を書きます。訂正した場合は欄外に「何行目何字削除、何字加入」と書き、そこに差出人の印鑑を押します。

上記で訂正方法を説明しましたが、「正式文書に見せる」という観点から新しく書き直せるのであれば、書き直した方が良いです。

タイトルは必要?

タイトルを使用してもしなくてもかまいません。つけたい場合でタイトルを何にしていいか分からないなら、「通知書」というタイトルにすれば大抵のクーリングオフ通知文に使えます。

差出人と受取人の書き方

内容証明には必ず差出人、受取人の住所と氏名を書かなければなりません。その際、差出人の名前の下に捺印(印鑑を押す)することが多いですが、あくまで任意ですので、捺印しなくても差し出すことができます。

また、差出人、受取人の記載場所は最初でも最後でどちらでも構いません。なお、クーリングオフで言いますと差出人は商品等を購入した契約者(消費者)、受取人は相手業者(事業者)になります。

同文のもの3通作成

内容証明郵便は、1通を受取人、1通を差出人、1通を郵便局の計3通同文のものを用意しなければなりません。 1通を書いて残り2通をコピーしたり、パソコンやワープロなどで作成し3通すべてコピーするするのが手っ取り早いです。ただし、コピーして印鑑を押す場合には、それぞれに押さなければなりません。

クーリングオフ通知文が2枚以上になったとき

2枚以上になったときは、ホッチキスまたはのりで止め、その止めた部分に、差出人の印鑑を必ず押します。

クーリングオフ期間内の通知は、解約したい理由など必要ありませんので、必要事項のみ記入しておけば、大抵1枚で済みます。1枚と2枚では料金が違いますので、ぎりぎり1枚に収まらない場合は、タイトルを省略したり、詰めて書くなど工夫をすればよいでしょう。


封筒の書き方

封筒は専用のものがあるわけではなく、手紙を出すときの封筒でかまいません。

封筒の表側・・・受取人(相手側)の住所、氏名を記入
封筒の裏側・・・差出人の住所、氏名を記入

内容証明文に書いた受取人・差出人欄の住所、氏名と同じにしなければなりません

注:郵便局で内容証明郵便の手続きをしてから封をしますので、封をしないで郵便局に持って行きましょう。なお、切手は貼る必要も事前に購入する必要もありません。

内容証明郵便の出し方

郵便局に持っていく物(受取人が1人の場合)


内容証明文3通 (クーリングオフ通知文。同文のもの。コピー可)
封筒1通(封をしない) 切手は必要ありません。
内容証明郵便の料金(下記を参照)
差出人の印鑑(間違いの訂正などで必要な場合があります)  

注意:内容証明郵便では、資料や証拠品など内容証明文(クーリングオフ通知文)以外のものは入れることはできませんので、契約書を返却したり、商品を返送する場合は、別途手続きをする必要があります。

取り扱っている郵便局

内容証明郵便は、どこの郵便局でも取り扱っている郵便ではありませんので、事前に確認してください。大きい郵便局(集配郵便局等)で取り扱っています。また、営業日や時間帯も各郵便局により違いますので事前に確認しておきましょう。

内容証明郵便(配達証明付)にかかる費用

受取人(相手方)に出す手紙文1枚の場合

  料金 料金合計
内容証明料 430円 ・内容証明料は2枚目から1枚ごとに260円増し
・郵便料金は25グラムまで82円、50グラムで92円
書留料 430円
配達証明料 310円
郵便料金 82円 1,252円

速達で出す場合は+280円(250gまで)
クーリングオフの場合は郵便局に行き内容証明を発信した時点でクーリングオフを行使したことになりますので、「業者からクーリングオフ妨害行為があってるので業者に早く伝えたい」などの特別の事情がない限り、速達で出す必要はありません

●配達証明は差し出し後(1年以内)でも可能で、その際は430円かかります

配達証明はこちらから「配達証明を付けてください」と言いませんと付けてくれない場合がありますのでご注意ください(大抵は、郵便局の方が配達証明を付けますかと聞いてきます。)

窓口での手続き


郵便局の窓口で内容証明文(クーリングオフ通知文)3通と封筒1通を提出します。
その際「配達証明を付けてください」と言いましょう

郵便局員による確認(ルール通りに書かれているかなど)
大抵、10分以上かかります。

確認後、3通のうちの2通と封筒を渡され、1通を自分用の控え(謄本)として、1通を、自分で封筒に入れ、封をし郵便局員に手渡します。

最後に、郵便局員から差出人に「書留郵便物受領証」を渡され、手続き終了です。受領証と自分用の内容証明は大切に保管してください。
※書面を発信した時点でクーリングオフを行使したことになります。

クーリングオフ文例

クーリングオフの例文ですので、必ずこのような書き方をしなければならないわけでもありません。また、個々の契約や状況により違いがあるので、ご参考程度にお考え下さい。





記入のポイントは「貴社(相手方)と○月○日に、このような契約をしたけど、やっぱりやめます」(クーリングオフします)と言う事が伝わるように書きます。

・クーリングオフについて
クーリングオフする旨/クーリングオフをする日(解約通知書を発信した日)

・契約内容について
契約日(契約書面を受け取った日)/商品やサービス名/契約金額

・受取人名、所在地/差出人名、住所

例文では記載されていませんが、返金方法を指定すれば、2度手間がなくなります。
例 頭金○万円を○○銀行 ○○支店 普通預金口座番号○○ 名義○○に振り込んで、ご返金ください。

商品の引取費用はクーリングオフの場合、業者負担となります。
2回目の 「平成○○年○月○日」は郵便局の窓口に出す日を記入

クレジット契約の申込みも同時にした場合、大抵は、クーリングオフ通知した後、相手業者は信販会社に通知するのですが、念のために、後々のトラブルにならないためにも内容証明郵便にする必要はありませんが、書面による通知(簡易書留等)をしておいた方がよいでしょう。



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